507 擅用時間

很多人經常抱怨時間不夠用,「如果我能有多點時間該多好啊!」坦白說,在時間面前,人人平等,無論貧富貴賤,人擁有的時間都是一樣,沒有人能積累時間,時間一旦從手中溜走就在不回來。因此,人應該好好運用自己擁有的時間。怎樣做到呢?下面是學者一些建議:

*事先要有安排

每天應有當天計劃,否則看到辦公桌上有什麼就做什麽,這是浪費時間的大忌。每天開始工作時,應擬定時間表,注重希望完成兩三件主要工作。硏究証實,當人進行一項工作,他在計劃上花的時間越多,工作所需的總時間便越短。所以不管多忙,別讓繁忙的工作侵佔擬定計劃的時間。

*臨事要集中精神

控制時間有幾個原則,最重要的莫過於集中精神。不善把握時間的人, 十九因爲他們要同時完成的事太多。爲一件工作花了多少時間並不重要,重要的是花了多少而不受打擾。人一定集中精力,通盤策劃,許多問題都能解決,若用零碎時間處理問題,那麼什麽問題也解決不了。

*工作之中要有休息

長時間工作,片刻不停,這不是善用時間的辦法,這樣會使人精力衰減,感到厭煩,身心俱疲。從事絞腦的工作時,花幾分鐘做勞力的工作,做點徒手體操,在辦公室裏走幾圈, 那怕只起立站一會,都有幫助。

只靜靜地休息一會,是最好的辦法。忙中偸閒休息不是浪費時間,乃是幫助自己恢復精神,這不但可以提高工作效率,還能消除緊張。

*避免雜亂無章

有些人的辦公桌上,永遠堆積雜亂。但研究指出,雜亂無章不僅會使人 不能集中精神,而且還覺得緊張和無從應付。有忙得喘不過氣來的感覺。

每當桌上太亂,就該抽出時間來枘地。檢査所有文件,多使用廢紙簍,把文件分成规烦:(一)急件 (二)次要文件〔三〕壓後辦理(四)待閱。把第一類裏需要最優先辦理的文件,放在桌子中央,其餘的都要放在看不見的地方。要知道,一個人一次只能想一件事,做一件事,所以應集中精力辦理最重要的工 作。最後還有一點:下班前最後把桌面清理一淨,那樣,第二天就可以有個好的開始。

*不要苛求盡善盡美

把工作儘量做好和把工作做得十全十美不同。儘量做好是可以辦得到的, 辦好之後,會使人心滿意足,對身體有益。十全十美往往辦不到,而且會使人感到挫敗和焦躁,並且嚴重地浪費時間。

*不要怕說「不」

關於怎樣節省時間,人們設計過許多方法,最有效的可能還是常用「不」字?應學會怎樣技巧而堅定地拒絕無助於達成目標的 要求。要記住,整天怕得罪別人,結果是整天都在爲別人作嫁衣裳。

*不要拖延

拖延通常是根深蒂固的習慣。如 果我們方法用得適當,定能改變習慣。譬如說,一讀完這篇文章,趁着你覺得有道理時,便下決心把拖延的習慣改掉。迅速採取第一個步驟,最 關重要。第二,不要貪多求快。只要卽刻强迫自己做一件拖延未做的事情就行了。從第二天起,每天把最不喜歡 做的事列爲日程表上的第一件事。那往往是件小事。

*要能當機立斷

浪費時間的活動有如癌症。除了消耗精力以外,還有繼績增長的趨勢。唯一挽救 的辦法,就是當機立斷,徹底根除。要是發現在無聊 的事情上浪費時間,不能向目標邁進,同時又消耗精 力,就該一勞永逸地不幹這些活動。

*要能授權給人

不知道授權的一個最早例子見於聖經。摩西把以色列人帶出埃及以後,覺得自己 無所不知,無所不能,百姓之間出了爭端,都要親自審問。摩西聰明的岳父葉态羅,認爲領袖的時間不能這 樣使用,便建議兩個階段解決辦法:首先把律例和法度傳授百姓,然後選擇有才能的人給以全權處理例行 公事,使摩西能分身處理重大事務。這個忠吿現在還 很正確合理。

國家領袖或公司老闆要授權給人,父母也可以把家事分給子女。假如事必躬親,管理一隊童子軍,和經營一家 大公司同樣吃力。有件事應該注意:把自己或是別人 不願意做的事,交給下屬去做,那不是授權,而是指派。要學着把難做而做了有益的工作交給下屬去做, 同時還要給他們足够的權力以便作必要的決定。那樣 才能騰出自己的時間來